Comprensión de las integraciones EDI y API: un componente clave de las cadenas de suministro modernas

• El EDI sigue siendo una piedra angular para las grandes empresas debido a su marco estandarizado y ampliamente adoptado, pero las API ofrecen mayor flexibilidad, acceso a datos en tiempo real e integración con sistemas modernos basados en la nube, lo que las hace ideales para cadenas de suministro dinámicas.
• EDI enfrenta problemas como diversos formatos, incompatibilidad del sistema y limitaciones de procesamiento por lotes, mientras que las API requieren conocimientos especializados, conectividad de red sólida y desarrollo personalizado debido a la falta de estándares universales.
• Las API generalmente tienen costos iniciales más bajos que EDI, lo que implica tarifas significativas de configuración y transacción, pero ambas incurren en gastos de mantenimiento continuos, con costos que varían según las necesidades de personalización, complejidad del sistema y escalabilidad.
• Las API permiten la automatización, reducen la entrada manual de datos y mejoran la visibilidad y la colaboración, lo que lleva a ahorros de costos y eficiencia operativa, particularmente para las empresas que adoptan los mejores sistemas especializados en su clase.
• Tanto las integraciones de EDI como de API tienen problemas con los sistemas heredados (EDI debido a estándares obsoletos y API debido al soporte limitado) que a menudo necesitan soluciones personalizadas que aumentan los costos y la complejidad.

¿Por qué necesitamos EDI y API?

Porque el software de una parte tiene que “hablar” con el software de otra parte. Y su software es tan útil como los datos ingresados en él.

Las integraciones EDI y API aseguran que los datos precisos se comuniquen correctamente entre varias plataformas de software.

La necesidad de una integración sólida entre diversas soluciones de software como Sistemas de Administración de Transporte (TMS), Sistemas de Administración de Almacenes (WMS) y sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) ha crecido exponencialmente a lo largo de los años.

Las conexiones de software son cada vez más necesarias a medida que las cadenas de suministro se vuelven cada vez más complejas y las empresas escalan, abarcando una red más amplia de asociados de negocios y procesos.

Qué es EDI

El intercambio electrónico de datos (EDI) es un método bien establecido y estandarizado para el intercambio electrónico de documentos comerciales entre socios comerciales. Sirve como una alternativa digital a los procesos tradicionales basados en papel como correo, fax y correo electrónico. Sus orígenes se remontan a finales de la década de 1960, lo que la marca como una de las primeras “tecnologías digitales disruptivas” que influyó en la gestión de la cadena de suministro.

A pesar de la aparición de tecnologías más recientes, el EDI sigue siendo una piedra angular del intercambio de datos en la cadena de suministro debido a sus estándares establecidos y su adopción generalizada, particularmente entre las grandes empresas que ya han invertido en la tecnología y construido sus procesos en torno a ella.

No es la solución más efectiva, pero es la más familiar.

Qué es API

Las interfaces de programación de aplicaciones (API) son un conjunto de protocolos que permiten que diferentes aplicaciones de software interactúen e intercambien datos, actuando esencialmente como “puentes” entre sistemas que de otro modo serían independientes.

Se utilizan varios tipos de API comunes en la administración de la cadena de suministro para satisfacer necesidades específicas. Estos incluyen:

• API de seguimiento, que proporcionan información de envío en tiempo real
• APIs de envío, que facilitan la gestión de los procesos de envío
• APIs de facturación, que permiten la creación y gestión de facturas
• API de precios, que permiten la recuperación de productos actualizados y precios de envío.

EDI frente a API

Las API son una solución más moderna y flexible en comparación con EDI, particularmente para empresas con requerimientos de datos en tiempo real e integración perfecta con aplicaciones basadas en la nube.

Los beneficios de aprovechar las API en la cadena de suministro son numerosos. Ofrecen una mayor flexibilidad en comparación con EDI, permiten el acceso en tiempo real a datos críticos, mejoran la visibilidad general en toda la cadena de suministro, facilitan la automatización de diversos procesos, mejoran la colaboración entre diferentes socios y proporcionan adaptabilidad para incorporar tecnologías nuevas y emergentes.

La creciente dependencia de las API refleja un cambio más amplio hacia la “desagrupación de software”. En lugar de depender de sistemas de software grandes y monolíticos que intentan manejar todos los aspectos de un negocio, muchas organizaciones ahora están optando por los mejores sistemas especializados de su clase que se pueden integrar sin problemas entre sí a través de API.

Desafíos con la integración EDI

Los diferentes socios comerciales a menudo utilizan diferentes formatos y versiones EDI, lo que requiere que las empresas inviertan un esfuerzo sustancial en mapear sus datos internos a estos diversos estándares. La incompatibilidad del sistema también plantea un desafío considerable, especialmente cuando las organizaciones dependen de sistemas antiguos y heredados que pueden no soportar fácilmente los estándares o protocolos EDI modernos.

La falta de estandarización universal en todos los socios comerciales a menudo requiere la creación de configuraciones EDI personalizadas para cada conexión individual, lo que aumenta la complejidad y la sobrecarga de mantenimiento. La administración de datos y actualizaciones en tiempo real también puede ser difícil con EDI tradicional, ya que normalmente opera en un programa orientado a lotes en lugar de proporcionar un flujo de información continuo y en tiempo real. El manejo y la resolución de errores pueden ser particularmente desafiantes con formatos EDI más antiguos, que pueden no ser fácilmente legibles por humanos y requieren habilidades especializadas para diagnosticar y solucionar problemas. Los sistemas EDI heredados también pueden tener dificultades para escalar de manera efectiva cuando las empresas experimentan un crecimiento significativo en los volúmenes de transacciones, lo que podría provocar cuellos de botella en el performance. La necesidad de conocimientos técnicos especializados en EDI es otro desafío importante, ya que encontrar y retener profesionales con las habilidades necesarias puede ser difícil.

Desafíos con la integración de API

La integración exitosa de API requiere conocimientos técnicos especializados y una comprensión profunda de las últimas herramientas digitales y patrones de integración. Una vez establecidas las conexiones API, el mantenimiento continuo del sistema y las actualizaciones son esenciales para garantizar una compatibilidad continua, un performance óptimo y una seguridad sólida.

Las diversas arquitecturas de diferentes soluciones de software y la actual falta de estándares API universales dentro del dominio de la cadena de suministro también pueden crear desafíos considerables para los esfuerzos de integración. La configuración de conexiones API también puede implicar una puntualidad significativa y costos iniciales, especialmente cuando se requieren integraciones personalizadas para satisfacer necesidades específicas del negocio.

Los problemas de compatibilidad con sistemas heredados que pueden no tener un soporte de API sólido o bien desarrollado también pueden obstaculizar los esfuerzos de integración.

La dependencia de las API en la conectividad de red introduce el riesgo de una mayor latencia y un posible downtime si la conexión a Internet es inestable o interrumpida.

La ausencia de estándares API universalmente reconocidos dentro de la industria de la cadena de suministro puede generar complejidades sustanciales al intentar integrarse con varios asociados de negocios y sistemas. Esta falta de uniformidad a menudo requiere importantes esfuerzos de desarrollo personalizado, lo que a su vez puede aumentar los costos y los plazos asociados con los proyectos de integración de API.

Esta dependencia inherente de la conectividad subraya la importancia crítica de contar con una infraestructura de red sólida y confiable para las empresas que dependen en gran medida de las integraciones de API para sus operaciones de cadena de suministro.

Implicaciones Financieras y Costos de la Implementación y Mantenimiento de API frente a EDI

Las API suelen ser una opción más económica, especialmente para las empresas más pequeñas. ¿Por qué? Las API generalmente no requieren tanta infraestructura como EDI y, por lo general, se pueden implementar más rápido. Sin embargo, es importante recordar que los costos reales de las soluciones EDI y API realmente dependen de las necesidades específicas y de la infraestructura existente del negocio.

Si bien las API a menudo presentan menores costos iniciales de infraestructura en comparación con EDI, el esfuerzo continuo y los recursos necesarios para el desarrollo y el mantenimiento, particularmente para integraciones personalizadas adaptadas a necesidades específicas del negocio, pueden resultar en gastos continuos sustanciales.

Los costos pueden variar drásticamente dependiendo de la complejidad del proyecto y la cantidad de sistemas involucrados, y las integraciones que necesitan una cantidad significativa de desarrollo personalizado son considerablemente más costosas que las integraciones más simples que aprovechan las API o las plataformas iPaS existentes.

Costos de EDI

Los costos se pueden clasificar ampliamente en costos de configuración e implementación, costos de transacción, costos continuos de mantenimiento y soporte, y posibles costos ocultos.

Los costos de configuración e implementación generalmente abarcan licencias de software, tarifas por servicios de implementación y consultoría, compras de hardware y capacitación del personal.

Los costos de transacción se incurren con cada intercambio de documentos EDI:

• Para las empresas que utilizan una red de valor agregado (VAN), estos costos se basan en el volumen de datos transmitidos, ya sea por transacción o por kilo-carácter.
• Si se utiliza un método de conexión directa como AS2, puede haber costos asociados con la configuración y el mantenimiento de la conexión segura.

En algunos casos, los socios comerciales también pueden imponer tarifas por transacciones EDI, como tarifas por documento o tarifas de suscripción.

Los costos continuos de mantenimiento y soporte incluyen gastos por actualizaciones de software, tarifas de mantenimiento regulares para garantizar que el sistema funcione sin problemas, costos para acceder a los servicios de soporte técnico y, potencialmente, penalizaciones o contracargos derivados del incumplimiento de los estándares EDI o errores en las transacciones.

Más allá de estos costos directos, también puede haber costos ocultos como:

• tarifas de personalización para adaptar la solución EDI a necesidades específicas
• gastos relacionados con mapeo de datos y traducción entre diferentes sistemas
• costos asociados con la identificación y resolución de errores
• manejo de contracargos que se producen debido a ineficiencias en el proceso EDI

Los modelos basados en suscripción a menudo cobran en función del número de socios comerciales con los que una empresa necesita conectarse o el volumen de transacciones procesadas. Otros proveedores pueden ofrecer software EDI con licencia que implica un costo de compra único junto con una suscripción anual para correcciones y actualizaciones del programa. También están disponibles servicios EDI totalmente administrados, donde un proveedor externo maneja todos los aspectos del proceso EDI, generalmente por una tarifa recurrente.

Los costos de EDI también implican importantes consideraciones operacionales, como la administración efectiva de las relaciones con numerosos socios comerciales y la garantía de la precisión e integridad de los datos intercambiados.

Además, las soluciones EDI basadas en la nube están ganando terreno, ya que ofrecen opciones potencialmente más rentables y escalables en comparación con los sistemas locales tradicionales. Al eliminar la necesidad de inversiones iniciales significativas en hardware e infraestructura, el EDI basado en la nube puede reducir la barrera de entrada y proporcionar una mayor flexibilidad para empresas de todos los tamaños.

Costos de API

Los costos asociados con la implementación y el mantenimiento de integraciones de API para software de cadena de suministro también pueden variar ampliamente, principalmente dependiendo de:

• la complejidad de la integración
• el número de sistemas diferentes que necesitan ser conectados
• el grado de personalización requerido
• los recursos utilizados para el desarrollo

Estos costos se pueden dividir ampliamente en costos de desarrollo, tarifas de suscripción, costos de mantenimiento y soporte, y los costos asociados con el uso de soluciones de Integration Platform as a Service (iPaS), si corresponde.

Los costos de desarrollo generalmente incluyen el tiempo empleado por los ingenieros en la fase de desarrollo inicial. Es posible que se requiera codificación personalizada para conectar sistemas dispares o para implementar funcionalidades específicas.

El diseño de la API en sí misma, asegurando que sea segura, bien documentada y escalable, también contribuye a los costos de desarrollo.

La implementación de medidas de seguridad sólidas para proteger los datos confidenciales transmitidos a través de las API es otro aspecto importante del esfuerzo de desarrollo y los costos asociados. Los estrictos requerimientos de seguridad y cumplimiento de normas, especialmente en las industrias que se ocupan de datos confidenciales, también pueden aumentar el costo debido a la necesidad de medidas de seguridad avanzadas y el cumplimiento de las regulaciones.

Se pueden incurrir en tarifas de suscripción si la integración implica el uso de API de terceros, como las proporcionadas por pasarelas de pago o servicios de mapeo. Además, algunos proveedores de API pueden cobrar en función del volumen de datos consumidos o el número de llamadas a API realizadas, lo que lleva a posibles cargos por uso de datos.

El mantenimiento y el soporte continuos son cruciales para garantizar que las integraciones de API continúen funcionando correctamente. Estos costos pueden incluir tareas de mantenimiento regulares, monitoreo continuo de la API para problemas de performance y seguridad, aplicación de actualizaciones y parches necesarios, resolución de cualquier problema que surja y escalamiento de la infraestructura a medida que crece el volumen de datos o llamadas API.

Para las empresas que opten por usar una plataforma iPaS para simplificar sus integraciones de API, habrá tarifas de suscripción asociadas a la plataforma elegida.

La necesidad de conectarse con sistemas antiguos y heredados que tal vez no tengan soporte de API moderno, puede aumentar significativamente los costos de desarrollo.

La necesidad de una alta escalabilidad y performance para manejar grandes volúmenes de datos y solicitudes de API también afectará el costo, lo que podría requerir inversión en infraestructura sólida.

A pesar de estos costos potenciales, la integración de API puede generar ahorros significativos de costos mediante la automatización de tareas repetitivas, la reducción de la entrada manual de datos y mejoras en la eficiencia operativa general.

Entonces... ¿qué es mejor, API o EDI?

En general, se prefiere la integración de API.

La API es particularmente valiosa para lograr conectividad en tiempo real entre TMS, WMS y una amplia gama de otras soluciones de software de cadena de suministro. En el contexto de TMS, las API se utilizan con frecuencia para funcionalidades como obtener información de seguimiento en tiempo real para envíos, automatizar el proceso de emparejamiento de fletes con transportistas disponibles y acceder a información actualizada de tarifas puntuales para cotizaciones de fletes. Para WMS, la integración de API permite actualizaciones en tiempo real sobre los niveles de inventario, facilita procesos de administración de pedidos sin interrupciones y permite la comunicación directa y el intercambio de datos con plataformas de pedidos para administrar compras e inventario.

Las API generalmente ofrecen velocidades de transmisión de datos significativamente más rápidas y capacidades superiores en tiempo real en comparación con los sistemas EDI tradicionales. Si bien las soluciones EDI modernas están evolucionando para cerrar esta brecha y proporcionar un intercambio de datos más oportuno, es posible que aún no alcancen el mismo nivel de inmediatez que las API para aplicaciones que requieren una verdadera capacidad de respuesta en tiempo real. La elección entre EDI y API a menudo depende de los requerimientos específicos del negocio, siendo las API la opción preferida cuando la velocidad y los datos en tiempo real son críticos, y EDI sigue siendo una solución sólida para el intercambio estandarizado de documentos de gran volumen.

Además, las API juegan un papel crucial en la integración de TMS y WMS con los sistemas ERP.

En última instancia, lograr la excelencia en la cadena de suministro en el entorno empresarial interconectado y dinámico de hoy depende de la integración efectiva de varios sistemas de software. Ya sea a través de EDI, API o una combinación de ambos, encontrar la solución más efectiva para su organización es imprescindible para tener éxito en un mundo cada vez más competitivo.